Kişisel verilerin korunması aydınlatma metni (KVKK)

Sürüm 0.1 · 24.10.2026 · 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (7499 sayılı Kanun ile değişik, yürürlük 01.06.2024), md. 10; Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ.

1. Veri sorumlusu

Rostu Organizasyon Danışmanlık Limited Şirketi, Atatürk Mah. Ertuğrul Gazi Sok. Metropol İstanbul C1 Blok 2B/101, Ataşehir, 34758, İstanbul, MERSİS 0735208476300001 ("ROSTU", "biz"). Veri konularında iletişim: [DPO-EQUIVALENT NAME], [email protected], KEP [address]. VERBİS kaydı: [durum — mevcut eşikler kapsamında muafiyet avukatla değerlendirilmektedir; kayıt gerekiyorsa lansmandan önce tamamlanacaktır].

2. Hangi kişisel verileri, neden işliyoruz

Girdiğiniz aile üyelerinin veya çalışanların verilerini, bunları sağlamaya yetkili olduğunuzu ve bu metni onlara ilettiğinizi teyit etmedikçe işlemeyiz.

3. Hukuki sebepler (md. 5 ve 6)

• Tarafı olduğunuz bir sözleşmenin ifası için gerekli olması (md. 5/2-c): sipariş ettiğiniz hizmetin sunulması için gereken kimlik, iletişim, belge, durum ve işlem verileri.
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi (md. 5/2-ç): faturalama, vergi ve ticari kayıtlar, Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği ve 6563 sayılı Kanun'un gerektirdiği kayıtlar, yetkili makamların hukuka uygun taleplerine yanıtlar.
• Meşru menfaat (md. 5/2-f): güvenlik kayıtları, dolandırıcılığın önlenmesi, kimliksizleştirilmiş bilgilerle kontrol listelerinin ve şablonların iyileştirilmesi — hiçbir zaman haklarınızın önüne geçmeyecek şekilde.
• Bir hakkın tesisi veya korunması (md. 5/2-e): zamanaşımı süreleri boyunca talimat ve rızaların kanıt olarak saklanması.
• Açık rıza (md. 5/1 ve 6/2): özel nitelikli veriler; başka hukuka uygun mekanizma bulunmayan yurt dışı aktarımlar; belge kasası ve yenileme hatırlatmaları; pazarlama mesajları. Ayrıca istenir; reddedilebilir; önceki işlemeyi etkilemeksizin her zaman geri alınabilir.

Varsayılan olarak kimlik belgesi kopyası almayız (Kurul ilke kararı 2025/2120). Bir kopya, yalnızca sipariş ettiğiniz işlemin noter onaylı tercüme veya bunu içeren bir belge seti gerektirdiği durumlarda işlenir.

4. Verilerinizi kimler alır (md. 10/1-ç)

• Sözleşmeli tercümanlar (veri işleyenlerimiz) — yalnızca tercüme edilecek belgeler, süreli erişimle.
• Noterler, kurumlar, siciller, bankalar, okullar — yalnızca belgeyi oraya kendiniz götürdüğünüzde veya teslim etmemizi talep ettiğinizde; bunlar bağımsız veri sorumlularıdır.
• Görevlendirdiğiniz ruhsatlı meslek mensupları (SMMM, gümrük müşaviri) — yalnızca teslim etmemizi talep ettiğiniz belgeler.
• Taşıyıcınız olarak sözleşme yapılan kuryeler — ad, adres, telefon, kapalı belgeler.
• Ödeme kuruluşu (TCMB lisanslı) — ödeme verileri; e-fatura entegratörü — fatura verileri.
• Barındırma, depolama, e-posta ve mesajlaşma sağlayıcıları — yazılı sözleşmeler kapsamındaki veri işleyenlerimiz; aşağıdaki aktarımlara bakınız.
• Kamu kurumları ve mahkemeler — hukuka uygun bir talebin bizi yükümlü kıldığı durumlarda.

Verileri reklamcılara satmaz, kiralamaz veya paylaşmayız. Bir müşterinin verilerini başka bir müşteriyle paylaşmayız.

5. Yurt dışına aktarımlar (md. 9)

Belgeler, kimlik verileri ve günlükler Türkiye'de bulunan sunucularda saklanır. Kullandığımız bazı araçlar (örneğin bir Meta iş çözümü sağlayıcısı üzerinden WhatsApp Business, e-posta gönderimi, anonimleştirilmiş metinlerin özetlenmesinde kullanılan bulut yapay zekâ hizmetleri) verileri Türkiye dışında işler. Bu metnin tarihi itibarıyla hiçbir ülke için yeterlilik kararı yoktur; bu tür aktarımlar, Kurul tarafından onaylanmış ve imzadan itibaren beş iş günü içinde Kurul'a bildirilen bir standart sözleşme kapsamında veya — başka mekanizma bulunmadığında ve siz tercih ettiğinizde — ayrı rıza metninde verdiğiniz açık rızanız kapsamında yapılır. Yurt dışı alıcıların ve mekanizmaların güncel listesi [email protected] adresinden talep üzerine sunulur.

6. Otomatik işleme

Belgeleri sınıflandırmak, sayfaları saymak, bir kontrol listesi için gereken alanları çıkarmak ve insan incelemesi için tercüme ve yazı taslakları hazırlamak amacıyla yazılım kullanırız. Sizin hakkınızda hukuki sonuç doğuran hiçbir karar yalnızca otomatik yollarla alınmaz; her plan, tercüme ve yazı size ulaşmadan önce ismi belli bir kişi tarafından incelenir. Yüklenen belgeler hiçbir zaman harici modellerin eğitiminde kullanılmaz.

7. Saklama süreleri

Saklama ve imha politikamız talep üzerine sunulur. Hukuki saklama yükümlülükleri bu sürelerin önüne geçer.

8. Güvenlik

İletimde ve depolamada şifreleme; kimlik numaralarının alan düzeyinde şifrelenmesi; her belge görüntülemenin kaydedildiği, bilmesi gereken esasına dayalı erişim; personel ve veri işleyenler için iki faktörlü kimlik doğrulama; belge erişimi için imzalı, kısa ömürlü bağlantılar; günlüklerde kimlik verisi bulunmaması; Türkiye'de yedekleme; sizi etkileyen bir ihlal hâlinde 72 saat içinde Kurul'a ve gecikmeksizin size bildirim içeren olay prosedürü.

9. Haklarınız (md. 11)

Her zaman şunları yapabilirsiniz: verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenmek; işlenmişse bilgi talep etmek; işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenmek; yurt içinde ve yurt dışında aktarıldığı alıcıları öğrenmek; eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini istemek; md. 7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini istemek; düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin alıcılara bildirilmesini istemek; münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etmek; kanuna aykırı işleme sebebiyle uğradığınız zararın giderilmesini talep etmek.

Başvuru yolu: yazılı olarak Atatürk Mah. Ertuğrul Gazi Sok. Metropol İstanbul C1 Blok 2B/101, Ataşehir, 34758, İstanbul adresine; KEP ile [address] adresine; sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden [email protected] adresine; veya yardım/iletişim sayfasındaki form üzerinden adınızı, iletişim bilgilerinizi ve talebinizi belirterek. Kurul'un ücret tarifesi kapsamında bir ücret uygulanmadıkça ücretsiz olarak 30 gün içinde yanıt veririz. Memnun kalmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na (kvkk.gov.tr) şikâyette bulunabilirsiniz.

10. Değişiklikler

Bu metin sürümlendirilir. Önemli değişiklikler bu sayfada ve aktif müşteriler için mesajla duyurulur. Her siparişte size gösterilen sürüm, sipariş kaydıyla birlikte saklanır.

İlgili: Açık rıza metni (ayrı) · Çerezler · Mesafeli satış sözleşmesi · Ön bilgilendirme formu