Türkiye’de şirket merkez adresi: sanal ofis, paylaşımlı ofis, kira veya ev adresi

Her Türk şirketinin bir merkez adresi olmalıdır ve sanal ofis, paylaşımlı ofis, kiralık birim veya ev arasındaki tercih yalnızca maliyet meselesi değildir. Vergi dairesi adresi doğrular, yoklamaya memur gönderebilir ve kira sözleşmesi ya da benzeri bir belge bekler. Bu rehber her seçeneğin pratikte ne anlama geldiğini, kira sözleşmesinde neler görünmesi gerektiğini, damga vergisinin nasıl işlediğini ve adres değişikliğinin nasıl bildirileceğini anlatır.

Merkez adresi ne işe yarar

Her şirketin ticaret siciline kayıtlı ve sicil aracılığıyla vergi dairesine ulaşan bir merkez adresi olmalıdır. Türk Ticaret Kanunu bir iş adresi bulunmasını gerektirir; 213 sayılı Vergi Usul Kanununun (VUK) 156 ncı maddesi ise vergi bakımından işyerini tanımlar. Adres önemlidir, çünkü resmî tebligatlar buraya yapılır. Şirketler için elektronik tebligat (e-tebligat) 2016’dan beri zorunludur ve güncellenmemiş eski adrese gönderilen tebligat geçerli sayılmaya devam eder; kaçırılan tebligat, kaçırılan süre demektir. Pratikte dört düzen kullanılır: sanal ofis hizmeti, paylaşımlı veya hizmetli ofis, sıradan bir birim kirası ve ev ofisi olarak kullanılan mülk sahibi veya aile adresi. Maliyet ve esneklik bakımından farklıdırlar; ancak vergi dairesi hepsine aynı soruyu sorar: bu adres doğrulanabiliyor mu ve şirketi adrese bağlayan bir belge var mı?

Sanal, paylaşımlı, kiralık ve ev ofis

VUK’un 156 ncı maddesi sanal veya ev ofislerden adıyla söz etmez; yazarlar maddenin buna göre değiştirilmesini önermiştir. Bu nedenle hukuki durum, genel işyeri tanımına ve vergi dairesinin uygulamada neyi kabul ettiğine dayanır. Sanal ofis adres, posta yönetimi ve bazen toplantı odası sunar ve genellikle en ucuz yoldur; ancak faaliyeti fiziki mekân gerektiren bir şirket (mağaza, atölye, klinik, depo) ona dayanamaz, çünkü ruhsat veya faaliyetin kendisi gerçek bir alan ister. Paylaşımlı veya hizmetli ofis, belirli bir alan için masa ve sözleşme sağlar. Kiralanan birim en geleneksel ve doğrulaması en kolay seçenektir. Ev ofisi bazı faaliyetlerde çalışır, ancak kira sözleşmesi veya tapu adresi kapsamalıdır. Hangisi olursa olsun, bedelin gider yazılabilmesi için faaliyetle bağlantılı olması gerekir; bu yüzden önce faaliyete, sonra fiyata göre seçin.

Kira sözleşmesinde neler görünmeli

Şirket kurulurken veya taşınırken vergi dairesi normalde mekânın kira sözleşmesini veya tapusunu, şirket için ayrıca yönetim kurulu kararını, ticaret sicil kaydını ve imza sirkülerini ister. Sözleşmenin yöneticiyi şahsen değil, tam olarak tüzel kişiliği kiracı gösterdiğini, bina, kat ve daire numarası dahil açık adresi, süreyi ve kira bedelini içerdiğini ve mekânı kiralamaya yetkili kişi tarafından imzalandığını kontrol edin. Yabancı dildeki sözleşme için Türkçe tercüme gerekir. Noter onayı uygulamanın değiştiği bir noktadır: incelediğimiz birleştirilmiş kaynakların hiçbiri vergi dairesi için noter onaylı kiranın zorunlu olduğunu belirtmez; yine de bazı daireler ve bankalar bunu ister. Her iki yönde de varsayımda bulunmayın. İmza atmadan önce yetkili vergi dairesine neyi kabul edeceğini sorun ve cevabı yazılı olarak saklayın.

Kira sözleşmesinde damga vergisi

Bir tutar içeren yazılı kira sözleşmesi, 488 sayılı Damga Vergisi Kanunu uyarınca vergiye tabi bir kâğıttır ve vergi nispîdir: sözleşme süresince ödenecek toplam kira üzerinden hesaplanır; yani üç yıllık sözleşme üç yıllık kira üzerinden vergilendirilir. Tüm imza sahipleri müteselsilen sorumludur, bu nedenle birinin ödemesi yeterlidir. Beyan ve ödeme, sözleşme tarihinden itibaren 15 gün içinde veya imza sahiplerinden biri sürekli damga vergisi mükellefi ise izleyen ayın 26’sına kadar yapılır. Kira döviz ise sözleşme tarihindeki Merkez Bankası döviz satış kuruyla çevrilir. İncelediğimiz, 2018–2020 tarihli birleştirilmiş kaynaklarda binde oran 1,89’du; oran değişebilir, bu yüzden hesaplamadan önce güncel rakamı gib.gov.tr’den doğrulayın. Gerçek kişilerin konut olarak kullandığı kiralara tanınan istisna, ofis kiralayan şirkete uygulanmaz. Değişiklik içermeyen basit yenileme yeni bir kâğıt doğurmaz; kirayı değiştiren ek protokol ise doğurur.

Yoklama ve adres değişikliğinin bildirilmesi

Yoklama, vergi dairesinin adres kontrolüdür: bir memur mükellefin gerçekten beyan edilen adreste bulunup bulunmadığını teyit etmeye gelir. 2019/5 sayılı iç genelge, ikincil kaynakların özetine göre, adres nüfus veya ticaret sicili kayıtlarından doğrulanabiliyorsa yoklamanın yapılmamasına, işaretlenen mükelleflerde ise 15 iş günü içinde yapılmasına imkân verir. Bilgi doğrulanamazsa yoklama yapılır; dolayısıyla sanal veya paylaşımlı ofis, sözleşmeyi gösterebilmeli ve memuru karşılayabilmelidir. Adres değiştiğinde VUK’un 157 ve 168 inci maddeleri yeni adresin değişiklikten itibaren bir ay içinde dilekçeyle veya Dijital Vergi Dairesi üzerinden vergi dairesine bildirilmesini, ticaret sicili kaydının da güncellenmesini gerektirir. 546 sıra no.lu VUK Genel Tebliği tescile tabi değişikliklerin vergi dairesine elektronik ortamda ulaşmasına imkân verir; yine de iki kaydın aynı olduğunu kontrol edin.

Kaynaklar

• mevzuat.gov.tr — 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 488 sayılı Damga Vergisi Kanunu (site okuyucumuzu engelledi; metin birleştirilmiş kopyalardan kontrol edildi)
• lexpera.com.tr — Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği Sıra No: 546 birleştirilmiş kopya (bildirim yükümlülükleri, ticaret sicili aktarımı)
• gib.gov.tr — Gelir İdaresi Başkanlığı: Dijital Vergi Dairesi, adres değişikliği ve yoklama işlemleri
• alomaliye.com — Gelir İdaresi 2019/5 iç genelgesinin (yoklama) ikincil özeti (2019; sonraki değişiklikleri kontrol edin)

Sorular