Şirketlerde KEP, e-imza ve e-Tebligat: neler zorunlu, yabancı yönetici nasıl hazırlanır
Türkiye’deki her şirket resmî bildirimleri elektronik ortamda alır; birinin sisteme girip okuması beklenmez. Vergi tebligatları Gelir İdaresi e-Tebligat sistemiyle, mahkeme ve diğer kurumların tebligatları PTT’nin UETS sistemiyle, ticari ihtarlar ise çoğu zaman KEP ile gelir. Bu rehber hangi kanalın zorunlu olduğunu, tebligatın ne zaman yapılmış sayıldığını, yabancı bir yöneticinin nitelikli elektronik imzayı (e-imza) nasıl aldığını ve şirkette kimin neyi elinde tutması gerektiğini anlatır. Durum 13 Kasım 2026 itibarıyla kontrol edilmiştir.
Üç sistem, üç ayrı yükümlülük
Bir Ltd. veya A.Ş. üç ayrı elektronik kanalla muhatap olur ve bunları birbirine karıştırmak en sık yapılan hatadır. Vergi dairesi belgeleri, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 107/A maddesine dayanan Gelir İdaresi e-Tebligat sistemiyle gönderir. Mahkemeler, icra daireleri ve diğer kurumların çoğu ise 7201 sayılı Tebligat Kanunu’nun 7/a maddesi uyarınca PTT’nin işlettiği Ulusal Elektronik Tebligat Sistemi’ni (UETS) kullanır.
Kayıtlı elektronik posta (KEP) üçüncü bir araçtır: gönderimi ve teslimi ispatlayan ticari bir posta kutusudur. BTK’ya göre KEP kullanımı için genel bir zorunluluk bulunmaz; bununla birlikte tüzel kişiler KEP rehberinde yer alır.
| Kanal | Dayanak | Şirket açısından |
|---|---|---|
| GİB e-Tebligat | VUK 107/A, 596 Sıra No.lu Tebliğ | Kurumlar vergisi mükellefleri için zorunlu |
| UETS (PTT) | 7201 sayılı Kanun 7/a | Tüm özel hukuk tüzel kişileri için zorunlu |
| KEP | TTK 18/3, BTK düzenlemeleri | Genel zorunluluk yok; resmî ihtarlarda kullanılır |
Vergi e-Tebligatı: kimler, ne zamana kadar dâhil olmalı
Anayasa Mahkemesi eski 107/A maddesini Ocak 2026’da iptal etti; madde 7587 sayılı Kanunla yeniden düzenlendi. Uygulama esasları artık 11 Ekim 2026 tarihli ve 33397 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 596 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’nde yer alır. Bu Tebliğ 2015 tarihli 456 Sıra No.lu Tebliği yürürlükten kaldırmıştır.
- Kurumlar vergisi mükellefleri, dolayısıyla her Ltd. ve A.Ş., sisteme dâhil olmak zorundadır.
- Henüz sistemde olmayan mükellefler Tebliğin yayımını izleyen ayın sonuna, yani 30 Kasım 2026’ya kadar dâhil olmalıdır.
- Yeni kurulan şirket, mükellefiyetin başladığı tarihten itibaren 15 gün içinde başvurur.
- İnternet üzerinden yapılan talepler e-posta veya SMS doğrulamasıyla onaylanır.
“Elektronik Tebligat Sistemine Dâhil Olma Talep Bildirimi” Dijital Vergi Dairesi üzerinden ya da vergi dairesine verilir. Vergi dairesinde şirketi kanuni temsilcisi veya noter onaylı vekâletnameye sahip bir vekil temsil eder; bu kişi çoğu zaman şirketin mali müşaviridir.
Tebligat ne zaman yapılmış sayılır: beşinci gün kuralı
Okuduğumuz üç metin de aynı kuralı içerir. 7201 sayılı Kanun’un 7/a maddesinin dördüncü fıkrası, Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nin 9 uncu maddesinin altıncı fıkrası ve 596 Sıra No.lu Tebliğ’in 9 uncu maddesinin üçüncü fıkrası, tebligatın elektronik adrese ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yapılmış sayılacağını öngörür. Anayasa Mahkemesi Haziran 2025’te 7201 sayılı Kanun’daki bu ibareye yönelik itirazı reddetmiştir.
Mesajın açılmaması süreyi durdurmaz. 2 Kasım Pazartesi günü gelen bir tebligat 7 Kasım Cumartesi günü sonunda yapılmış sayılır ve itiraz ya da ödeme süreleri bu tarihten işlemeye başlar. SMS veya e-posta uyarısı yalnızca bir kolaylıktır; Yönetmelik de Tebliğ de uyarının gönderilmemesinin tebligatın geçerliliğini etkilemediğini açıkça belirtir.
- GİB ve UETS kutularını haftada en az iki kez kontrol edin.
- Her tebligatı aynı gün mali müşavire iletin.
- Okunma tarihini değil, kutuya ulaşma tarihini kaydedin.
Yabancı yönetici e-imzayı nasıl alır
5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nun 5 inci maddesine göre güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur. Nitelikli sertifika her zaman bir gerçek kişiye verilir, şirketin kendisine verilmez. BTK yetkili elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarını listeler; aralarında Kamu SM (TÜBİTAK), E-Tuğra, TürkTrust, E-Güven ve E-İmzaTR bulunur.
E-imza yönetmeliğinin 9 uncu maddesi, hizmet sağlayıcının kimliği pasaport gibi fotoğraflı ve geçerli bir resmî belgeyle tespit etmesini ve başvuru sahibinin bu sırada bizzat hazır bulunmasını ister. Şirket adına başvuru imzalayacak yönetici, Ticaret Sicili Yönetmeliği’nin 13 üncü maddesinin yedinci fıkrası gereği şirketi gösteren bir sertifika talep etmelidir.
- BTK listesinden bir sağlayıcı seçin ve yabancılar için belge listesini isteyin.
- Pasaportu, sağlayıcı isterse yabancı kimlik veya vergi numarasını ve Türk telefon hattını hazırlayın.
- Kimlik tespitine katılın ve imza aracını teslim alın.
KEP, MERSİS imzası ve kim neyi tutar
KEP hesabı, BTK listesindeki PTT, TÜRKKEP, TNB veya QNB eSolutions gibi bir hizmet sağlayıcıdan açılır. Gelen iletiyi almak için imza gerekmez; ancak BTK’nın belirttiği gibi gönderim için e-imza şarttır. Türk Ticaret Kanunu’nun 18 inci maddesinin üçüncü fıkrası, tacirler arasında temerrüde düşürme, fesih ve sözleşmeden dönme ihtarlarının noter, taahhütlü mektup, telgraf veya güvenli elektronik imzalı KEP ile yapılmasını öngörür; bu nedenle KEP noter ihtarnamesine hızlı bir alternatiftir.
Ticaret Sicili Yönetmeliği’nin 13 üncü maddesi şirketlere MERSİS’te elektronik başvuru imkânı tanır ve bu başvuruların güvenli elektronik imzayla yapılması zorunludur. Elektronik başvuru isteğe bağlıdır; e-imzası olmayan şirket işlemlerini olağan yoldan sicil müdürlüğünde yürütür.
- Müdür: MERSİS, KEP ve sözleşmeler için kişisel e-imza.
- Mali müşavir: vekâletle Dijital Vergi Dairesi erişimi.
- Ofis sorumlusu: UETS, GİB ve KEP kutularının düzenli kontrolü.
Kaynaklar
- turmob.org.tr — 33397 sayılı Resmî Gazete: elektronik tebligata ilişkin 596 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (zorunlu kişiler, süreler, beşinci gün kuralı)
- alomaliye.com — eski VUK 107/A maddesinin Anayasa Mahkemesince iptali ve 7587 sayılı Kanunla yeniden düzenlenmesi
- lexpera.com.tr — 7201 sayılı Tebligat Kanunu, güncel metin, elektronik tebligata ilişkin 7/a maddesi (mevzuat.gov.tr otomatik erişime kapalı olduğundan bu kopya kullanıldı)
- alomaliye.com — 7/a maddesinin dördüncü fıkrasındaki beşinci gün ibaresine ilişkin Anayasa Mahkemesi E.2025/137 sayılı ret kararı
- lexpera.com.tr — Elektronik Tebligat Yönetmeliği (30617 sayılı Resmî Gazete), 5, 8, 9 ve 10 uncu maddeler
- lexpera.com.tr — 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, tacirler arası ihbarlara ilişkin 18 inci maddenin üçüncü fıkrası
- lexpera.com.tr — 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu, 3 ve 5 inci maddeler
- lexpera.com.tr — Elektronik İmza Kanununun Uygulanmasına İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, kimlik tespitine ilişkin 9 uncu madde
- btk.gov.tr — BTK: yetkilendirilmiş elektronik sertifika hizmet sağlayıcıları listesi
- btk.gov.tr — BTK: kayıtlı elektronik posta (KEP) hizmet sağlayıcıları listesi
- btk.gov.tr — BTK: KEP’e ilişkin sıkça sorulan sorular
- orgtr.org — Ticaret Sicili Yönetmeliği’nin güncel metni, MERSİS’te elektronik başvuruya ilişkin 13 ve 23 üncü maddeler
Sorular
Ltd. ve A.Ş. için e-Tebligat zorunlu mu?
Evet. Kurumlar vergisi mükellefi olarak 596 Sıra No.lu Tebliğ uyarınca vergi e-Tebligat sistemine dâhil olmak zorundadırlar; özel hukuk tüzel kişisi olarak da 7201 sayılı Kanun’un 7/a maddesindeki UETS zorunluluğuna tabidirler.
Tebligatı kimse açmazsa ne olur?
Tebligat, elektronik adrese ulaştığı tarihi izleyen beşinci günün sonunda yine yapılmış sayılır. Süreler, mesaj okunsun ya da okunmasın, bu tarihten işler.
Yabancı bir müdür e-imza alabilir mi?
Evet. Yönetmelik, pasaport gibi fotoğraflı geçerli bir belgeyle yüz yüze kimlik tespiti ister. Yabancı kimlik veya vergi numarası gibi ek belgeler sağlayıcıya göre değişir.
KEP şirketler için zorunlu mu?
BTK’ya göre KEP kullanımı için genel bir zorunluluk yoktur. Ancak şirket TTK 18 inci maddesinin üçüncü fıkrasındaki ihtarları elektronik ortamda göndermek istiyorsa KEP gerekir.
Şirketin kendi e-imzası olabilir mi?
Hayır. 5070 sayılı Kanun’a göre imza sahibi her zaman gerçek kişidir. Yöneticinin sertifikası şirketi gösterebilir; şirket adına elektronik MERSİS başvurusu için bu gereklidir.