Türkiye’den yurt dışı tedarikçiye ödeme: fatura, banka belgeleri, SWIFT alanları ve süre

Yurt dışındaki tedarikçiye ödeme, transfer talimatı imzalanmadan önce belgeler hazırsa sorunsuz ilerler. Türk ticaret şirketleri için hazırlanan bu rehber tedarikçi mutabakatını, peşin ve teslim sonrası ödeme arasındaki seçimi, bankanın istediği belgeleri, SWIFT mesajının alanlarını, gerçekçi süreyi ve bankanın sorabileceği ek soruları anlatır.

Önce tedarikçiyle belge düzenini kurun

Düzgün bir ödeme transfer formuyla değil, belgelerle başlar. Bankaya talimat vermeden önce tedarikçiyle malı, miktarı, birim fiyatı, para birimini, yeri belirtilmiş Incoterms 2020 kuralını ve ödeme koşullarını içeren bir proforma fatura veya satış sözleşmesi üzerinde anlaşın. Banka sonraki tüm belgeleri bu temelle karşılaştırır.

Tedarikçiden alıcı bilgilerini yazılı olarak, kendi bankasında kayıtlı olduğu şekliyle isteyin. Faturada bir şekilde, hesapta başka şekilde yazılmış unvan, alıcı bankanın ödemeyi bekletmesi veya iade etmesi için yeterlidir; bu yüzden aşağıdaki bilgileri tedarikçiden eksiksiz, ayrı ayrı ve tek mesajda toplamayı unutmayın:

• hesapta kayıtlı alıcı unvanı ve adresi;
• IBAN veya hesap numarası ile hesabın para birimi;
• alıcı banka adı, SWIFT/BIC kodu ve ülkesi;
• ödeme referansı olarak yazılacak fatura numarası.

Bu bilgileri yalnızca e-postayla değil ikinci bir kanaldan da teyit edin. Son anda banka bilgisinin değişmesi bilinen bir dolandırıcılık yöntemidir; iade edilen ödeme zaman ve muhabir banka masrafı kaybettirir. Teyidi dosyada saklayın; banka hesabı nasıl doğruladığınızı sorabilir. Bu küçük adım sonradan zaman kazandırır.

Peşin ödeme mi, teslimden sonra ödeme mi

2020/1 sayılı İthalat Genelgesinin 2 nci maddesi ithalatın ödenebileceği şekilleri sıralar. Ticaret şirketi için en önemli ikisi peşin ödeme ve mal mukabili ödemedir; akreditif ve vesaik mukabili alternatiflerdir. Genelge peşin ödeme ile sevkiyat arasında bir süre sınırı koymaz. Her iki şekil de sözleşmede açıkça yazılmalıdır.

Genelgenin 3 üncü maddesinin beşinci fıkrasına göre banka, mal mukabili transferi firmanın yazılı beyan ettiği gümrük beyannamesi tarih ve numarasına dayanarak yapar. Siparişi onaylamadan önce şekli tedarikçiyle belirleyin. İki şekil de aynı temel verileri gerektirir. Bankaya hangi şekli seçtiğinizi talimatta belirtin.

Bankanın istediği belgeler

Belge seti ödeme şekline ve bankaya göre değişir; her şubenin kendi kontrol listesi vardır, bu yüzden belge toplamadan önce listeyi isteyin. Çalışma tabanı olarak Türk bankası genellikle aşağıdakileri, asıl veya net tarama olarak bekler; ek kalemler bankanın kendi listesine göre eklenebilir:

• proforma veya ticari fatura;
• varsa satış sözleşmesi veya sipariş teyidi;
• çeki listesi (packing list);
• taşıma belgesi: karayolu için CMR, deniz için konşimento, hava için hava konşimentosu;
• teslim sonrası ödemede gümrük beyannamesi;
• vergi numaranızı, malı ve GTİP kodunu içeren kısa bir Türkçe ön yazı.

İsimler, tutarlar, para birimi ve mal tanımı tüm belgelerde aynı olmalıdır; banka satır satır karşılaştırır. Proforma ile fatura arasındaki fark, sorgunun en sık nedenidir. Farkı başvurudan önce giderin. Küçük bir yazım farkı bile sorguya dönüşebilir; ortak, adres ve unvan yazımlarını da kontrol edin.

Genelgenin 3 üncü maddesinin altıncı fıkrası uyarınca banka talep üzerine ödeme bilgilerini gösteren bir yazı veya Ticaret Bakanlığı düzenlemeleri kapsamında oluşturulan Belge ID verir. Gümrük veya muhasebeciniz faturanın nasıl ödendiğini sorarsa bu yazı işinize yarar. Yazıyı ödemeden sonra şubeden isteyin.

Kim, neyle öder ve SWIFT mesajı

32 sayılı Kararın 9 uncu maddesi ithalat için yurt dışına yapılacak transferlerin bankalarca yapılacağını öngörür. Genelgenin 3 üncü maddesi kaynakları sayar: banka kaynakları, ithalatçının döviz tevdiat hesabı (DTH), kredi kartı, eşleştirilmemiş ihracat bedelleri ve sermaye hareketleri kapsamındaki krediler. Temiz durum, ithalatçının kendi hesabından ödemesidir.

Ödeme talimatınız bir veya birkaç muhabir bankadan geçen bir SWIFT mesajına dönüşür; bu yüzden her alan eksiksiz ve faturayla tutarlı olmalıdır. Banka formundaki tipik alanlar aşağıdadır, ancak etiketler bankadan bankaya değişir, bazı bankalar ek alanlar da ister ve formu Türkçe doldurmanızı bekleyebilir:

• talimat veren: şirket unvanınız, adresiniz ve hesabınız;
• alıcı unvanı, adresi ve IBAN veya hesap numarası;
• alıcı banka SWIFT/BIC kodu;
• tutar ve para birimi;
• açıklama: fatura numarası, mal, sözleşme;
• masraf kodu OUR, SHA veya BEN: banka masraflarını kimin ödeyeceği.

MASAK Tedbirler Yönetmeliğinin 24 üncü maddesi, eşiği aşan elektronik transferlerde gönderen ve alıcı bilgilerini zorunlu kılar; banka bunları doğrular. Kısaltılmış veya tutarsız unvanlar soruya yol açar. Ödeyen unvanını fatura ve gümrük beyannamesindekiyle aynı tutun. Bu, doğrulamayı hızlandırır ve soru ihtimalini azaltır.

Süre ve bankanın ek istekleri

İthalat transferi için kanunla belirlenmiş bir işlem süresi yoktur. Uygulamada şube kapanış saatinden önce verilen talimat genellikle aynı iş günü çıkar, tedarikçi parayı bir ila üç iş günü sonra görür. Muhabir bankalar, saat farkları ve resmî tatiller süreyi uzatır; bankanızdan kapanış saatlerini öğrenin.

Dosya eksiksiz görünse bile bankalar ek soru sorabilir, çünkü her banka kendi risk politikasını ve kontrollerini uygular. Aşağıdaki talepler en sık gelenlerdir ve süreyi uzatabilir, ama hiçbiri suçlama değildir; her biri uygun bir belgeyle veya kısa bir yazılı açıklamayla kapanır:

• tutarın proformadan neden farklı olduğu;
• tedarikçiyle ilişkiniz, örneğin grup şirketi veya ortak olup olmadığı;
• peşin ödemenin arkasındaki sözleşme veya sipariş;
• ödemeyi ithalatçı dışında bir şirketin neden yaptığı;
• daha net mal tanımı veya GTİP kodu;
• yabancı dildeki belgelerin Türkçe tercümesi.

Tek seferde, yazılı ve belgelerle cevap verin. Taraf, mal ve ülke taraması bankanız ve muhabirleri tarafından kendi politikalarına göre yapılır; dosyada malı, güzergâhı ve tarafları açık gösterin. Soruları önlemek için tutarı bölmeyin. Eksik kalan belgeyi tamamlayıp aynı talimatla yeniden başvurabilirsiniz.

Kaynaklar

• ms.hmb.gov.tr — Hazine ve Maliye Bakanlığı: 2020/1 sayılı İthalat Genelgesi (md. 1, 2, 3, 5: ödeme şekilleri, kaynaklar, gümrük beyannamesi, Belge ID)
• mevzuat.gov.tr — 32 sayılı Türk Parası Kıymetini Koruma Hakkında Karar, md. 9 (mevzuat.gov.tr otomatik erişimi engellediği için ms.hmb.gov.tr’deki birleştirilmiş metin kullanıldı)
• masak.hmb.gov.tr — MASAK: Tedbirler Yönetmeliği, md. 24 (elektronik transferlerde gönderen ve alıcı bilgileri)
• iccwbo.org — Uluslararası Ticaret Odası: Incoterms 2020 kuralları

Sorular